3 passos para o sucesso da roteirização de equipes de campo

O mundo ideal do coordenador de trade marketing é definir um roteiro para a equipe e receber os relatórios completos, legíveis e com todos os dados necessários para análise e planejamento. Mas a realidade é bem mais complicada para quem lida com a roteirização de equipes de campo.

Neste post vou tentar ajudar a encontrar saídas para quem ainda precisa fazer os sistema de logística manualmente e também vou tentar ajudar você a perceber a necessidade (e viabilidade) de adquirir uma ferramenta que faça isso.

Eu poderia ser simplista sugerindo o uso de softwares para coletar dados e fazer relatórios. Mas este não é o mundo ideal que comentamos no início do texto e a questão de orçamento é latente no mundo empresarial. Nem sempre a diretoria está disposta a investir para automatizar os processos. Se esse é o seu caso, mãos à obra!

1. PLANEJAMENTO REAL X ROTA REALIZADA

O roteirizador vai muito além de escolher os Pontos de Venda que serão visitados pelo promotor. Imagino que isso você já saiba. Minha dica para que esse processo funcione é: conte com os imprevistos.

Visitar PDVs significa que os promotores vão percorrer trajetos com trânsito, parar para abastecer, reorganizar os produtos, verificar o estoque. Elabore uma estratégia de visitas ideal, converse com os promotores e compare com o que já tem sido feito.

Esse material de comparação serve para “aparar as arestas” e alinhar o seu planejamento com as rotas já feitas.

2. ROTEIRIZAÇÃO DE EQUIPES DE CAMPO E PLANEJAMENTO

Se você vai conversar com a equipe para estabelecer como será feita a rota, aproveite o momento para questionar o tempo médio de permanência em cada PDV. Feito isso, coloque no seu planejamento.

Lembre-se de revisar o contrato entre a sua empresa e a rede de lojas, para que seja respeitado o tempo pré-estipulado.

O consultor de sucesso Rafael Haviaras, que trabalha com clientes como Cecrisa, Editora Positivo e CVC, dá a dica: “Monte uma rota que economize deslocamento e evite trânsito. Defina os PDVs que merecem mais atenção e concilie a visita do promotor com carregamento de mercadorias para que ele possa repor”. 

Haviaras também destaca que o roteiro precisa estar de acordo com o horário de funcionamento das lojas: “Algumas lojas, por exemplo, não permitem reposição em horário de pico”. É preciso pensar nisso e, claro, colocar no planejamento!

3. CUSTOS

O uso do roteirizador na roteirização de equipes de campo é fundamental não só para guiar as equipes, mas também para mensurar custos. Neste processo você precisa levar em conta o sell out do ponto de venda e colocar na balança.

O promotor está se pagando naquela loja? Faz sentido o tempo de permanência no local e o custo (de hora de trabalho, gasolina, deslocamento) com o resultado final? Se sim, coloque no seu planejamento!

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Agora, se o que você precisa são argumentos para conseguir investimento da empresa no seu setor, preste atenção.

Imagine a seguinte situação. Você faz o planejamento, explica para a equipe todo o processo e deixa claro que utilizar o roteirizador é importante não só para a empresa.

Mesmo com o auxílio do seu time, os dados coletados manualmente levam um tempo até serem compilados. Essas informações agora viram gráficos que devem ser analisados.

Esta análise vai delimitar quais os próximos passos na sua estratégia.

Se pudesse automatizar a roteirização na equipe de campo, quanto você poderia economizar, em média? No vídeo abaixo, o gerente comercial da Involves Tecnologia, Rafael Boiko, fala um pouco sobre como usar o planejamento a seu favor.

Quando você corrige o percurso e alinha a estratégia, a chance de erros é menor. Minha intenção com esse material é te ajudar na organização na hora de preparar um roteiro. Se você sentir a necessidade de se aprofundar no assunto, sugiro que leia este eBook: