Facilite a gestão da equipe de campo com ponto eletrônico

Trabalhar com equipe de campo significa lidar com uma demanda externa de trabalho, com horários nem sempre seguidos à risca e, muitas vezes, com condições que não deixam outra saída que não seja a hora extra - ora por culpa da empresa, ora por culpa do colaborador.

O monitoramento dessa carga de trabalho é um dos principais dilemas, e a incapacidade de enxergar essa realidade gera muito desgaste com a equipe e até mesmo processos trabalhistas. Além de medir os resultados sobre os pontos de venda, é necessário garantir bons níveis de engajamento da equipe.

Como fazer esse monitoramento? E mais: como expor isso à equipe de forma efetiva, sem causar a impressão de controle e intimidar os profissionais?

Gestores e promotores precisam entender que ambos saem ganhando com o ponto eletrônico mobile.

Um ponto importante que deve ser lembrado é que o acompanhamento de rotina (estabelecimento e fiscalização de horários) só pode ser aplicado ao promotor que possui registro CLT, pois é caracterizado como controle de jornada de trabalho.

Apesar da maioria das empresas não controlar colaboradores externos por não encontrarem formas eficientes de fazê-lo, a Portaria 373 do Ministério do Trabalho, de 25 de fevereiro de 2011, explica que o empregador pode adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho.

Se o controle de ponto é uma exigência do Ministério do Trabalho, deve ser entendido como algo positivo pelo empregado.

Com a implantação de um controle alternativo de jornada, o horário de trabalho passa a ser contabilizado com precisão e as horas extras podem ser comprovadas para que o funcionário exija a remuneração. O promotor também pode se valer desse controle como prova para ações judiciais.

O QUE UMA PLATAFORMA PODE OFERECER?

Um controle preciso e justo da jornada de trabalho deve unir diversas ferramentas para que a informação seja o mais correta possível. O ideal é registrar o horário onde o promotor disse que iniciou o trabalho, registros fotográficos, coletas de dados e a confirmação do GPS garantindo que ele estava lá.

Sem uma solução tecnológica, os gestores tinham que confiar em informações de documentos assinados durante as visitas às lojas. Além disso, o promotor muitas vezes dependia de terceiros para conseguir concluir sua jornada de trabalho.

Imagine que o funcionário está no ponto de venda e já levantou todos os dados necessários, preencheu planilhas, chegou ao horário limite do expediente e não encontra o responsável pelo ponto de venda para validar a assinatura. Com o controle mobile, o colaborador tem autonomia sobre a sua função.

Michel Cesar de Faria é promotor da empresa Positivo Informática desde novembro de 2011 e não se sentiu desconfortável por ter o trabalho monitorado depois que a empresa decidiu aderir a um software de gestão.

Michel Cesar Faria Promotor de Vendas na Positivo Informática

TRATE A QUESTÃO COM TRANSPARÊNCIA

O funcionário precisa entender que o monitoramento nada mais é do que um acompanhamento real da jornada de trabalho. Se o dispositivo for fornecido pela empresa, o rastreamento é permitido.

É necessário apenas que haja anuência de ambas as partes, formalizada através de um contrato de trabalho, aditivo ou termo de uso da ferramenta, além da autorização por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

Resistências são comuns. Junio Rabelo, gerente regional de trade marketing da Positivo Informática, comentou que muitas vezes a equipe tentou inclusive burlar o monitoramento da operação, até haver a compreensão de que essa medida pode, sim, ser muito favorável ao andamento do trabalho de todos.

A maioria das pessoas é avessa a mudanças, principalmente quando se fala da gestão de processos. Com o tempo e com alguns remanejamentos na equipe, conseguimos contornar o problema, conta Junio.

O QUE A EMPRESA GANHA?

A empresa pode obter vários benefícios com o ponto eletrônico. O controle efetivo do colaborador vai influenciar, inclusive, no processo de roteirização.

O gestor pode perceber, por exemplo, que uma rota não é tão facilmente cumprida por determinado membro da equipe.

Controle efetivo do colaborador, balanceamento da carga de trabalho da equipe, redução de horas extras, transparência na informação, cruzamento de posicionamento com o horário de ponto e menor demanda de ações trabalhistas são o reflexo de contar com uma solução que resolva os impasses do monitoramento.

DICAS

Algumas orientações podem ajudar a evitar situações de atrito entre a empresa e os promotores:

Deixe claro ao promotor que o monitoramento vai acontecer;
O rastreamento precisa ser praticado com todos os membros de mesma hierarquia da equipe. Caso contrário, a empresa fica suscetível a uma ação trabalhista por perseguição;
Se a empresa ultrapassar limites territoriais, é recomendado que todos os membros de cada equipe passem pelo mesmo procedimento;
Estabeleça indicadores na ferramenta para incentivar a equipe. Os promotores podem ser avaliados de acordo com a produtividade;
Esclareça os benefícios que a ferramenta vai trazer, criando um ambiente de evolução do trabalho, e não de perseguição.
Não deixe que os colaboradores mais polêmicos contaminem os demais com uma visão pessimista e conservadora. Todos têm muito a ganhar com essa mudança.