Supere os desafios de gestão em home office na crise do coronavírus

escrito por Saraga Schiestl Última atualização: 15 abril, 2020
Supere os desafios de gestão em home office na crise do coronavírus

Um dos grandes desafios da quarentena é manter o ritmo e o contato com os times que passaram a trabalhar de casa. Fazer a gestão home office exige um novo olhar das lideranças e equipes, que precisam de ainda mais sinergia para garantir resultados. 

Comunicação, organização e planejamento são três pilares fundamentais durante a crise do coronavírus. Por isso, nesse post vamos trazer dicas para quem precisa gerenciar um time enquanto trabalha de casa.

Continue lendo para descobrir mais sobre:

  • desafios do home office para a equipe
  • a importância da gestão de pessoas
  • como se comunicar com as equipes em campo
  • ferramentas para tornar o período mais produtivo

 

GESTÃO HOME OFFICE, O GRANDE DESAFIO

“Os gestores estão lidando com algo muito desafiador. Mas uma coisa é certa: o cenário que eles têm hoje é um reflexo do seu perfil de liderança no ambiente que não era online. Se eu sou um gestor que construí confiança (fora do home office), provavelmente essa experiência (de trabalho online) será mais produtiva.”

A frase acima é de Renata Bidone, consultora especializada em capacitação e desenvolvimento de equipes e lideranças. Ela conversou com a gente e trouxe dicas para líderes que estão enfrentando o desafio de gerenciar à distância. 

 

A sua experiência precisa ser produtiva

Antes de pensar no trabalho com a equipe, a gestão precisa cuidar do seu planejamento. Renata observa que tudo se intensificou com a nova realidade. Porém, as orientações são muito parecidas com o dia a dia no escritório. 

“O gestor precisa se organizar. É necessário ter um momento de pausa e criar uma rotina para si, cuidar do seu planejamento. E, a partir disso, contribuir com o time, estabelecendo as entregas que são esperadas de cada um.”

O primeiro passo é: organize-se!

 

Coloque-se à disposição

Como falamos no início deste texto, uma das palavras-chave para o momento é comunicação. Nesse sentido, Renata afirma que líderes precisam se mostrar disponíveis para troca de ideias e conversas. Em períodos tão sensíveis, muitas vezes é necessário aconselhar o time a como encarar o momento. 

“O líder escolheu o papel de ser líder, ele tem a responsabilidade de ser o continente, ser a terra firme do colaborador. É necessário ajudar essa pessoa a encontrar novas competências e prepará-la para a vida como um todo”, aponta Renata.

Para isso, o passo é comunicar toda a equipe sobre a sua presença e de que forma todos podem entrar em contato para conversar e tirar dúvidas. 

 

Condições para o trabalho em casa

Quem está em home office encara o desafio de dividir o seu tempo focado nas atividades de trabalho com as distrações da casa. Filhos que estão em homeschooling, a presença dos pais, marido ou esposa, e até as funções de dia a dia, como cozinhar e lavar a roupa. 

Todos esses fatores interferem na produtividade do colaborador. E, por isso, líderes precisam ter conversas para entender em quais momentos aquela pessoa será mais produtiva e como ela poderá fazer isso.

“Talvez com esse cenário alguém prefira trabalhar à noite ou em um horário diferente do habitual. Essa conversa precisa ser feita e o líder deve olhar cada caso com carinho. A flexibilidade precisa acontecer para que a produtividade aconteça”, pontua Renata.

Outro ponto de atenção está nos momentos de descanso. É importante falar com o time sobre fazer o horário de almoço e não trabalhar de forma excessiva. Muitas vezes é difícil limitar a quantidade de horas trabalhadas estando em casa. Por isso é tão importante atentar-se à equipe e, mais uma vez, manter uma comunicação assertiva. 

Nesse sentido, Renata aconselha que profissionais em cadeira de liderança observem pessoas que estão construindo boas práticas em home office e incentive para que elas compartilhem com a equipe.

 

Mantenha (e crie novas) rotinas com o time

Mais uma vez, para ter organização, planejamento e a execução das atividades previstas no período de quarentena, a comunicação é primordial. Contar com reuniões coletivas e individuais é uma estratégia válida não apenas para o momento de distanciamento social. “Quem ainda não tinha esses rituais com a sua equipe tem uma ótima oportunidade para criá-los”, garante Renata.

A consultora destaca os rituais são essenciais para que as pessoas se enxerguem e se mantenham conectadas. Para isso, incentive as reuniões com uso de vídeo, que permitem um contato maior com todos. 

“É importante lembrar que nem todos estão preparados para reuniões assim. Se o líder identificar uma pessoa mais introspectiva ou tímida, o primeiro passo é ter uma preparação. Falar com essa pessoa antes e ajudar o colaborador a ter uma experiência melhor. Pergunte como ele se sente mais confortável e explique por que é importante que essa reunião aconteça”, reforça a consultora. 

Os rituais do time também precisam começar de forma diferente, não mais focados apenas na pauta do trabalho. Para Renata, é imprescindível permitir que as pessoas falem um pouco de si, contem suas experiências em home office. “Esse também é um espaço de compartilhamento de boas práticas”, resume. 

 

Pedidos efetivos

Tudo que é solicitado para o time trabalhando em home office precisa ter cuidado redobrado. A consultora explica que, no trabalho a distância, há uma perda na leitura da linguagem corporal da pessoa.

“Quando alguém me pede algo pessoalmente, eu consigo enxergar como ela está falando, vejo se ela demonstra que ficou com alguma dúvida ou se está nervosa com aquela solicitação. Essa linguagem corporal se perde no home office. Por isso, os pedidos precisam ser efetivos.”

Para isso, Renata aconselha que os líderes façam solicitações apontando:

  • o que precisa ser feito
  • para quando precisa ser feito (e observar se há alguma necessidade de fazer algum novo combinado em relação aos prazos)
  • explicar o porquê daquilo que precisa ser feito
  • ter cuidado com a forma de repassar as informações (por exemplo: se o relatório precisa ser entregue em um formato específico, deixar isso especificado desde o início para não haver ruídos de comunicação e retrabalho)
  • e, por fim: manter uma comunicação acessível para tirar dúvidas 

 

DICA EXTRA: FERRAMENTAS DE ORGANIZAÇÃO, GERENCIAMENTO E COMUNICAÇÃO

O momento exige ainda mais organização. Por isso, quem está no back-office deve aproveitar as ferramentas que facilitam a gestão e também o momento de encontro virtual dos times. 

Trello – você sabe que gerenciar projetos exige muita organização e metodologia. Para facilitar esse momento, nossa recomendação é o uso do Trello. Disponível em aplicativo e também em versões desktop, o quadro virtual permite o acompanhamento das tarefas de toda a equipe. É possível cadastrar atividades, criar cartões e estabelecer prazos para as entregas e as responsabilidades de cada um. O Trello também pode ser utilizado como agenda e há inúmeros plug-ins que servem para otimizar e gerenciar o tempo de cada tarefa. 

Google Calendar – as funcionalidades do Google Calendar podem manter a sua rotina de reuniões com a equipe em home office. Ao agendar uma reunião, todos os participantes selecionados recebem o convite e um alerta minutos antes do evento começar. Além disso, você pode usar o Google Calendar para marcar ações importantes e datas relevantes ao seu negócio, compartilhando esses registros com todo o time. 

Zoom e Google Hangouts – Para tornar a estratégia de manter as reuniões e a gestão de home office um sucesso, conte com a ajuda de ferramentas como o Zoom ou o Google Hangouts. Há versões gratuitas para os dois sistemas. Eles permitem reunir o seu time para conversas em vídeo.

Para que a sua reunião virtual seja um sucesso, anote também essas dicas:

  • Teste a câmera e o microfone antes de começar
  • Escolha um lugar iluminado e tranquilo para fazer a reunião
  • Tenha uma pauta para facilitar o roteiro da reunião
  • Estimule que todos falem durante o encontro virtual

Arquivos compartilhados – para que nada se perca nesse período de home office incentive o seu time a compartilhar em nuvem os arquivos dos projetos que estão trabalhando. 

Essa forma de armazenamento garante que os documentos fiquem salvos e todos possam trabalhar em conjunto. Para isso, nossa indicação é o Google Drive, que oferece o recurso de forma segura e mostra as alterações em tempo real, evitando problemas quando muitas pessoas estão editando o mesmo documento simultaneamente. 

Se precisar transferir arquivos grandes, como vídeos e fotos, recomendamos o DropBox, Wetransfer, 4Shared e SendSpace.

 

PRODUTIVIDADE E PLANEJAMENTO: PALAVRAS-CHAVE DO MOMENTO

No começo deste texto falamos como é importante ter comunicação, organização e planejamento para uma boa gestão de home office. Nos tópicos acima destacamos a comunicação e organização.

Agora chegou a vez do planejamento e a execução do trabalho do seu time. Lembre-se: tudo está interligado. Se você não se comunicar bem e as coisas não estiverem organizadas, vai enfrentar desafios ainda maiores nessa quarentena. 

Com a pandemia, a grande preocupação do trade marketing está em garantir que as lojas permaneçam abastecidas. Para isso, os promotores de venda devem ser assertivos e focar na produtividade.

Essa estratégia começa antes mesmo do promotor sair para o trabalho. O roteiro elaborado pelo back-office precisa ser – mais do que nunca – otimizado, garantindo que ele possa se deslocar de forma fácil entre um PDV e outro. 

A pesquisa também deve ser elaborada pela equipe interna pensando na agilidade. Mais do que conquistar pontos extras, é fundamental ter certeza que o produto está na gôndola e se há estoque disponível. Para isso, conte com o suporte de aplicativos que vão te dar a segurança para tomar decisões rápidas e não perder tempo.

 

DO ROTEIRO À INFORMAÇÃO EM TEMPO REAL NO SEU HOME OFFICE

O Involves Stage é um grande aliado do trade marketing na crise do Covid-19. Tanto para os promotores de venda quanto para a equipe que está trabalhando de casa. Usando o software, o promotor consegue reportar rapidamente a situação em cada loja, levando insights para a equipe interna.

Com o Involves Stage o trabalho no PDV é feito em minutos, dispensando as inúmeras planilhas e dados anotados em papel que só poderiam ser repassados para o time de back-office no final do dia. Com o celular em mãos (a propósito, você já leu a nossas dicas sobre como limpar o celular para prevenir o coronavírus?) essas informações são repassadas na mesma hora. 

A equipe interna pode, por exemplo, definir ações imediatas no caso de aumento repentino ou baixa de preço, e também em situações de ruptura de estoque.

O Involves Stage permite a adequação dos roteiros de visita de acordo com a necessidade, podendo conferir, por exemplo, se os horários indicados estão sendo seguidos. Muitas lojas estão limitando o tempo dos promotores com o objetivo de reduzir as chances de contaminação. 

Todo o contato com as equipes internas e externas é essencial na gestão em períodos de home office. Por isso, conte com todo o suporte do Involves Stage para a sua estratégia de trade marketing no período de quarentena.

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