A comunicação com equipes de campo não acontece via WhatsApp

Manter a comunicação com equipes de campo exige esforço. Os promotores estão no ponto de venda coletando dados enquanto supervisores e coordenadores de equipe precisam atualizar informações ou mesmo confirmar algum dado específico.

O trade marketing exige esse dinamismo e, se tudo muda a cada instante, como bons profissionais, precisamos acompanhar o ritmo.

De acordo com o portal TecMundo, 86% dos trabalhadores no mundo necessitam de uma ferramenta que ajude a passar o dia longe da empresa.

Os números são de uma pesquisa global realizada pela Regus: 73% dos funcionários concordam com o fato de que quem está fora do escritório deve estar preparado para utilizar ferramentas de controle de média de atividades e de produtividade.

COMUNICAÇÃO COM EQUIPES DE CAMPO

Quando o assunto é comunicação, parece fácil de ser resolvido. O WhatsApp é um aplicativo cada vez mais visado e difundido para fins profissionais. Mas será que essa é a melhor forma de resolver essa questão?

O armazenamento e compartilhamento de documentos também são uma funcionalidade necessária e explorada pelos programas. É prático fazer um grupo no WhatsApp para conversar com a equipe.

Para as atividades do trade marketing é praticamente impossível inibir o uso de celulares. A comunicação com equipes de campo precisa acontecer. Vamos supor que a sua equipe entre em acordo para utilizar o WhatsApp e vamos pensar nas complicações que isso pode causar.

O promotor fica suscetível a se distrair com outras conversas facilmente. Por mais que o aparelho celular seja apenas para fins profissionais, não há como ter controle sobre o uso do aplicativo.

Nada impede o colaborador de manter conversas pessoais e de usar o aparelho para fins que não sejam referentes ao trabalho. Fiscalizar isso é impossível e juridicamente inviável.

O empregador pode ser punido quando extrapolar o exercício do seu direito de fiscalização do trabalho realizado pelo empregado, invadindo a esfera privada, esclarece o advogado Thiago Schütz

Também pode fugir do controle a comunicação com equipes de campo fora de horário do expediente, e a privacidade do promotor neste caso fica comprometida.

Quem nunca chamou um colega de equipe após o horário comercial para pedir aquele relatório que faltou, ou mesmo um dado indispensável para concluir o planejamento da semana, que atire a primeira pedra.

Você sabia que isso pode gerar hora extra e futuras complicações jurídicas? Muitas vezes, as pessoas se sentem obrigadas a responder por conta do alerta de visualização da mensagem.

Outro ponto a ser analisado é que nem todos os aparelhos são eficazes para compartilhar arquivos, o que significa mais um transtorno para reportar informações, fotos e outros arquivos do mobile para a web.

PRIVACIDADE DOS DADOS

Recentemente, uma atualização do WhatsApp foi divulgada e comunicou a proteção das conversas por criptografia. É uma segurança que antes não existia: você podia compartilhar um arquivo confidencial e colocar em risco informações estratégicas (classificação que não é difícil em operações de trade marketing).

Imagine compartilhar dados do sell out e não ter nenhum tipo de garantia de que isso poderia ser exposto a qualquer pessoa, ou mesmo ser enviado por engano pelo próprio promotor a outras pessoas.

A observação principal é o desencontro de informações por não haver uma ferramenta única de comunicação com equipes de campo. Provavelmente essa equipe se conversa ora por e-mail, ora por WhatsApp.

O supervisor não sabia onde o promotor estava, tampouco o horário em que ele visitaria o ponto de venda. Quando pediu a informação, ele já havia finalizado aquela coleta.

O terceiro problema é que o planejamento não foi adequado: era necessário ter uma foto do PDV e o promotor alegou não ter visto essa solicitação na agenda do dia.

Significa que houve uma falha ao repassar o roteiro e os detalhes da pesquisa de campo desse colaborador.

Pode ser ainda que ele não tenha sido atento e o pedido da foto passou batido. Mas quem pode comprovar isso?

Essa doutrina pode ser melhor trabalhada com ferramentas como o guia de execução e uma plataforma que integre todos os processos da operação, desde o planejamento à comunicação exclusiva dos membros da equipe em um ambiente de chat profissional, que concentre todas as conversas sobre o trabalho.

FERRAMENTAS DE GESTÃO E MONITORAMENTO

Uma equipe de trade marketing precisa contar com uma plataforma de gestão e monitoramento da operação.

Reportar informações em tempo real e transmitir todos os dados necessários ao planejamento estratégico elimina qualquer necessidade e risco de uso de aplicativos inapropriados.

A Catavento Distribuidora de Livros é um exemplo de como a execução do trade tornou-se mais eficaz com a recente implantação do Software de trade marketing, o Agile Promoter. Marcos Leandro Teles dos Reis, gerente comercial do setor de varejo da empresa, destacou como a operação melhorou com a adesão de uma tecnologia de gestão.

Nós estamos muito satisfeiros com o progresso da equipe. Melhoramos na agilidade, segurança e praticidade com que as informações estão chegando para nós e certamente o Involves Stage está sendo muito útil tanto para os colaboradores em campo quanto para o suporte interno
Marcos Teles, Gerente Comercial Catavento

O grupo conta com 33 promotores. Uma pesquisa realizada após a implantação pelo departamento de Sucesso do Cliente do software comprovou que cerca de 90% da equipe tem preferência em utilizar o Agile para reportar informações solicitadas nas pesquisas, à frente do WhatsApp e do e-mail.

Se você tem dúvidas sobre como organizar sua operação de trade, continue as leituras com o eBook sobre Guia de Execução.

Qual é a sua opinião? Utilize o espaço abaixo e comente se a sua equipe utiliza ou não o WhatsApp.